بسیاری از ما ارزش برنامه ریزی و آمادگی را درک می کنیم. یک مسابقه ورزشی بدون برنامه به معنای دست و پا زدن در زمین است. یک رویداد بزرگ بدون همه جزئیات منجر به هرج و مرج می شود. علی‌رغم این دانش، ما اغلب در اولویت‌بندی برنامه‌ریزی در جایی که مهم‌تر است شکست می‌خوریم: زندگی روزمره‌مان. شروع صبح بدون یک برنامه مشخص ما را در معرض شکست قرار می دهد.
ما اهدافی را به ترتیب فصل‌ها و سال‌ها تعیین می‌کنیم، اما این کاری است که هر روز انجام می‌دهیم – عادت‌هایی که اتخاذ می‌کنیم، وظایفی که انجام می‌دهیم و چیزهایی که اولویت‌بندی می‌کنیم – که در طول زمان به موفقیت یا شکست تبدیل می‌شود.
چند روز بی هدف در هر ماه می تواند به ما کمک کند تا تعادل را تنظیم کنیم و تعادل پیدا کنیم. اما زمانی که روزهای بدون قصد و هدفمان از روزهایمان فراتر می روند، در نهایت اهدافمان را از دست می دهیم و به این فکر می کنیم که این همه زمان کجا رفته است؟؟
بهترین دفاع در برابر روزهای پرتلاطم و در عین حال بی ثمر، یک حمله خوب در قالب یک مراسم برنامه ریزی روزانه است.
این مقاله به شما آموزش می دهد که چگونه روزهای خود را برای بهره وری، آرام تر و متمرکزتر برنامه ریزی کنید که شما را به اهدافتان نزدیکتر می کند. در حالی که برنامه ریزی روزتان باید فقط ۱۰ تا ۱۵ دقیقه طول بکشد، استراتژی های اساسی برای ساختن معنادار یک روز با قصد و نیت ارزش کاوش کامل را دارد.
برنامه ریزی منظم را به یک عادت تبدیل کنید
جیمز کلیر، نویسنده کتاب پرفروش عادات اتمی، فکر می‌کند که انگیزه بیش از حد ارزیابی شده و باور دارد: «منتظر انگیزه یا الهام گرفتن نباشید و برای عادت‌هایتان برنامه‌ریزی کنید». انگیزه از عمل سرچشمه می گیرد، نه برعکس.
به همین دلیل است که داشتن یک مراسم برنامه ریزی روزانه بسیار مهم است. برخی از صبح‌ها انگیزه داریم که روز را غنیمت بشماریم و فهرستی از کارهایی که منعکس‌کننده جاه‌طلبی‌های بزرگ ماست ایجاد کنیم. اما آن روزها استثنا هستند. ما باید کارها را انجام دهیم حتی زمانی که خسته و رها از خواب بیدار می‌شویم، می‌خواهیم به رختخواب برگردیم یا مشتاق جمعه ساعت ۵ بعدازظهر هستیم. آن روزها مهم‌ترین روزها هستند که با یک برنامه به آن روز نزدیک شوید.
با تنظیم زنگ هشدار برای جلسه برنامه ریزی روزانه خود هر روز در زمان مشخصی شروع کنید – چه در طول تعطیلی کار یا اول صبح. برای سهولت در ساختن این عادت، جلسه برنامه ریزی روزانه جدید خود را با یک عادت موجود مانند نوشیدن قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به موسیقی همراه کنید.
زمانی که نتایج فداکاری خود را فوراً ببینیم، عادت ها آسان تر ساخته می‌شوند. خوشبختانه، برنامه ریزی روزانه عادتی است که فورا جواب می دهد. با برنامه ریزی برای ساعات آینده، احساس سازماندهی، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت. با گذشت زمان، برنامه ریزی روزتان به طبیعت دوم تبدیل می شود.
توجه داشته باشید:
آیا در تبدیل برنامه ریزی روزانه به یک عادت انعکاسی مشکل دارید؟ زنجیر را نشکنید! عادت برنامه ریزی روزانه خود را در تعطیلات آخر هفته حفظ کنید، حتی اگر قصد دارید یک روز آرام داشته باشید. کارهای روزانه، یک فیلم یا تاریخ شام را به لیست کارهای روزانه خود در روزهای شنبه یا یکشنبه اضافه کنید تا فضای واقعی را در برنامه خود برای استراحت، اوقات فراغت و پروژه های جانبی ایجاد کنید.
لیست کارهای خود را حول اهداف خود بسازید
عادت کردن به برنامه ریزی روزانه یک چیز است. اطمینان از اینکه برنامه شما واقعاً شما را به سمت اهداف بزرگترتان سوق می دهد، چیز دیگری است. از جلسه برنامه ریزی روزانه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف روزانه شما با اهداف بلندمدت شما هماهنگ است.
چند مرحله برای کمک به شما در همسو کردن وظایف خود با اهدافتان در زیر آمده است، اما ما همچنین الگوی ردیاب عادت یا habit tracker را داریم که به شما کمک می‌کند تا برنامه ریزی تصویر بزرگ خود را شروع کنید. ردیاب عادت یک راه ساده برای اندازه گیری اینکه آیا عادتی را انجام داده اید یا خیر است.
ابتدایی ترین فرمت این است که یک تقویم دریافت کنید و هر روز که به روال خود پایبند هستید، آن را خط بزنید. به عنوان مثال، اگر در روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه مدیتیشن کنید، هر یک از این تاریخ ها یک X می گیرند. با گذشت زمان، تقویم به رکوردی از عادت‌های شما تبدیل می‌شود.
مرحله اول: اهداف بزرگ خود را بشکنید.
اهداف خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. به عنوان مثال، نمی‌توانید «تناسب اندام داشتن» را به فهرست کارهای روزانه‌تان اضافه کنید، اما می‌توانید کارهایی مانند «۳۰ دقیقه یوگا» یا «به یک پیاده‌روی شبانه» را تعیین کنید. وقتی برای برنامه ریزی روزانه تلاش می‌کنید، اهداف شخصی و حرفه ای خود را مرور کنید و کارهایی را اضافه کنید که شما را به هر دو نزدیکتر کند
اگر برای ایجاد لیست کارهای روزانه واقع گرایانه که همه اهداف شما را منعکس می کند تلاش می‌کنید، ممکن است تعداد زیادی از آنها را در لیست داشته باشید. گسترش بیش از حد اهداف، نه تنها خسته کننده است، بلکه به این معنی است که بعید است در همه این زمینه‌ها پیشرفت معناداری داشته باشید. فهرستی از تعهدات را تکمیل کنید تا به تعداد کمتری از اهدافی که برای شما مهم هستند دست پیدا کنید. به عنوان یک قانون کلی، از داشتن بیش از ۵ هدف بزرگ به طور همزمان خودداری کنید و ترکیبی از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرید.
مرحله دوم: به کل هفته خود نگاه کنید
برنامه ریزی روزتان با در نظر گرفتن کل هفته خود شروع می شود. شما احتمالاً اهداف متعددی دارید، مجموعه ای از وظایف بالقوه برای انجام آنها، و فقط ساعات زیادی در روز. اشکالی ندارد در حالی که برخی از اهداف از اقدامات روزانه سود می‌برند، کار کردن در راستای اهداف دیگر چند بار در هفته می‌تواند شتاب ایجاد کند.
شاید روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه ورزش کنید. در برخی از روزها، ممکن است بخواهید دسته ای از وظایف را انجام دهید و فقط روی کارهای مربوط به یک هدف حرفه ای خاص تمرکز کنید. از طرف دیگر، ممکن است وظایف هدف شخصی خود را در آخر هفته جمع آوری کنید. آخر هفته وقت بگذارید و به آرامی هفته خود را ترسیم کنید تا بدانید روی کدام اهداف و در چه روزها تمرکز خواهید کرد.
مرحله سوم: آخرین کارهایی را که باید انجام دهید اضافه کنید
این مرحله ای است که اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روز خود با آن شروع می‌کنند. آنها با قرار ملاقات‌های تعیین شده، جلسات اجباری، ضرب الاجل های فوری شروع می‌کنند و سپس سعی می‌کنند وظایف هدف گرا را در اطراف خود قرار دهند. در عوض، این مرحله را برای انتها نگه دارید. به این ترتیب، شما مجبور می‌شوید کارهایی که باید انجام دهید را به جای برعکس، حول وظایف هدف خود قرار دهید.
در دنیای ایده آل، ما فقط بر روی کارهای روزانه تمرکز می‌کنیم که ما را به سمت اهداف بلندمدت خود سوق می دهد. در واقع، ما تعهدات و دستوراتی داریم که باید انجام دهیم – برخی از آنها تأثیر کمی بر رشد شخصی یا حرفه ای ما دارند. این تعهدات و تعهدات را تا حد امکان کنار بگذارید: جلسات تکراری را ارزیابی کنید، مسئولیت‌ها را تفویض کنید و با «نه» گفتن راحت باشید. با این حال، اشکالی ندارد که کارهایی را در فهرست کارهای خود داشته باشید که به سادگی باید انجام شوند. فقط مطمئن شوید که آنها زمان و انرژی شما را زیاد نمی گیرند.
توجه داشته باشید
در راهنمای ما برای ایجاد فهرست تعهد، درباره هماهنگ کردن روز خود با اولویت های بلندمدت خود بیشتر بیاموزید. این روش شما را وادار می‌کند که نگاهی واقع‌بینانه به مسئولیت‌های خود بیندازید، به طور مداوم فهرست اولویت‌های خود را کوتاه کنید و برای کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند، زمان اختصاص دهید.
یک اولویت روزانه داشته باشید
بسیاری از ما صبح‌های خود را با ده‌ها کار شروع می‌کنیم که باید انجام دهیم تا در پایان روز متوجه شویم که هیچ یک از آنها را از لیست خود حذف نکرده‌ایم. مطمئناً کارها را انجام دادیم، اما هیچ کدام از کارهایی که برنامه ریزی کرده بودیم انجام نشده است. پ فقط یک کار بزرگ در روز انتخاب کنید.
ممکن است فکر کنید: “چگونه می توانم به تمام اهدافم برسم اگر فقط روی یک کار در روز تمرکز کنم؟” جیک کنپ و جان زراتسکی در کتاب «زمان بسازید: بر آنچه که هر روز اهمیت دارد» تمرکز کنیم، درباره پدیده مشغله بدون بهره‌وری بحث می‌کنند و باور دارند تعدد وظیفه در بین جلسات و درخواست‌های مکرر، ممکن است سبب این احساس شود که روی تردمیلی هستیم که نمی‌توانیم از آن پیاده شویم.
روز خود را با روش بهینه برنامه ریزی کنید
روش بهینه هم راهی موثر برای انجام کارها و هم یک استراتژی برای برنامه ریزی روز شماست.
در زیر، چند روش بهینه محبوب را به اشتراک می‌گذاریم. روشی را پیدا و انتخاب کنید که برای شما کارآمد باشد – حتی اگر این به معنای ترکیب مجدد یک روش موجود یا ایجاد یک روش جدید از ابتدا باشد. برخی از روش‌های محبوب برای برنامه ریزی روزانه برای شروع در زیر آمده است.
قورباغه رو قورت بده!
این روش از شما می خواهد که یک کار مهم برای روز را شناسایی کرده و ابتدا آن را انجام دهید. گاهی اوقات این وظیفه ای است که ما بیشتر می خواهیم از آن اجتناب کنیم (از این رو، خوردن قورباغه).
این می‌تواند کاری باشد که برای انجام آن خیلی بزرگ به نظر می‌رسد یا کاری که باعث ناراحتی ما می‌شود. قبل از اینکه فرصتی برای به تعویق انداختن داشته باشید، فوراً به آن حمله کنید.
در طول جلسه برنامه ریزی روزانه خود، وظیفه “قورباغه” خود را در بالای لیست کارهای خود قرار دهید و زمانی را تعیین کنید. سپس، سایر وظایف خود را در زیر قرار دهید.
تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو برای افرادی که از کار در دوی سرعت کوتاه متمرکز با استراحت های مکرر لذت می برند بهترین است. این روش شامل مراحل زیر است:
یک تایمر بگیرید
تایمر خود را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و روی یک کار تمرکز کنید تا زمانی که تایمر زنگ بخورد.
وقتی جلسه شما به پایان رسید، یک پومودورو را علامت بزنید و آنچه را که تکمیل کرده اید ضبط کنید.
از یک استراحت پنج دقیقه ای لذت ببرید.
پس از چهار بازه یا “پومودوری”، یک استراحت طولانی تر، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه ای انجام دهید.
برای برنامه ریزی روز خود با تکنیک پومودورو، تخمین بزنید که برای تکمیل هر کار لیست خود به چند پومودورو (جلسه کاری ۲۵ دقیقه ای) نیاز دارید. به آن عدد در جلوی هر کار با یک ایموجی گوجه‌فرنگی یا به سادگی خود عدد داخل پرانتز توجه کنید. این روش شما را وادار می کند که مدت زمان انجام کارتان را در نظر بگیرید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید.
مسدود کردن زمان
با روش بهره وری مسدود کردن زمان، روز خود را به بلوک های زمانی متمایز تقسیم کنید. این می تواند به اندازه ۹:۳۰ صبح تا ۱۱:۳۰ صبح یا صرفاً “صبح” بسته به مدت زمانی که یک کار ممکن است طول بکشد، باشد. سپس، بدون حواس پرتی کار کنید و هر بخش از زمان را فقط به انجام یک کار خاص یا مجموعه ای از وظایف اختصاص دهید.
مانند تکنیک پومودورو، این روش به شما کمک می‌کند تا زمان انجام کارهایتان را تخمین بزنید و درک کنید. اطمینان حاصل کنید که برای مواردی مانند ناهار، استراحت، و رفت و آمد برای بیشترین دقت، بلوک‌هایی را در نظر بگیرید. اغلب اوقات یک کار بیشتر یا کمتر از آنچه شما پیش بینی می کنید زمان می برد. اشکالی ندارد در طول روز تغییرات سریعی در لیست خود ایجاد کنید. با گذشت زمان، درک بهتری از مدت زمان انجام وظایف به دست خواهید آورد. در این میان، یک قانون سرانگشتی خوب این است که مدت زمانی را که فکر می‌کنید چیزی طول می‌کشد دو برابر کنید.
ماتریس آیزنهاور
روش ماتریس آیزنهاور شما را مجبور می‌کند به جای اینکه فقط فوری‌ترین کار را انجام دهید – خواه مهم است یا نه، فوریت و اهمیت هر کار را در نظر بگیرید. این روش وظایف را به چهار ربع تقسیم می‌کند و نحوه برخورد با وظایفی که در هر یک قرار می‌گیرند را توضیح می‌دهد:
- وظایف “فوری و مهم” باید فورا تکمیل شود
- وظایف «غیر فوری و مهم» باید در فهرست یا تقویم شما برنامه ریزی شود
- وظایف “فوری و غیر مهم” باید به شخص دیگری محول شود
- “کارهای غیر فوری و غیر مهم” باید حذف شود
دیدگاهتان را بنویسید